Zakładanie rachunkowości zarządczej. Zakładanie rachunkowości zarządczej w przedsiębiorstwie. Co należy zrobić na tym etapie
Rachunkowość zarządcza dostarcza kierownictwu firmy informacji niezbędnych do podejmowania decyzji zarządczych i zarządzania.
Prawidłowo założona od podstaw rachunkowość zarządcza pozwala uzyskać wszystkie informacje niezbędne do ustalenia priorytetów w biznesie firmy oraz możliwość prognozowania i planowania dalszej pracy, a także daje podstawę do oceny perspektyw różnych szans rynkowych i dostarcza narzędzi do monitorowanie realizacji podjętych decyzji.
Doświadczenie pokazuje, że większość przedsiębiorstw zaczyna rozwiązywać problem ustanowienia rachunkowości zarządczej w przedsiębiorstwie z kilku oddzielnych bloków lub kierunków, przy czym prace te należy rozpocząć od najważniejszej, a mianowicie opracowania szczegółowych zasad rachunkowości i formatów raportowania dla zarządu, przenoszenia od góry do dołu. Każde inne podejście da fragmentaryczne rezultaty i zamieni się w ciągły proces dokańczania czegoś.
Kolejnym krokiem, w którym pojawia się znaczna liczba błędów, jest wdrożenie oprogramowania. Po pierwsze, błędy te powstają w związku z tym, że zasady rachunkowości stosowane do celów zarządczych i formularze sprawozdawcze nie zostały przelane na papier. Po drugie, firmy zajmujące się wdrożeniami chcą sprzedać to, co już potrafią, a nie to, czego potrzebuje przedsiębiorstwo.
Aby nie wdepnąć w jedno, należy bardzo ostrożnie podejść do kwestii wyboru konsultanta zarówno w kwestii metodologii, jak i wdrożenia.
Nasza firma przeprowadziła już wiele udanych realizacji i wdrożeń dla przedsiębiorstw z różnych branż, dlatego warto przyjrzeć się bliżej naszym cenom i warunkom
Cena za założenie i prowadzenie rachunkowości zarządczej
Ostateczna cena za usługę zależy od wymagań zarządczych, charakteru działalności przedsiębiorstwa, złożoności cyklu biznesowego i szczegółowości księgowości. Pod uwagę brana jest również metodologia kalkulacji kosztów, która zostanie zastosowana.
Zakładanie rachunkowości zarządczej od podstaw to złożony proces i jeśli nie masz takiego doświadczenia, nie powinieneś eksperymentować w swoim przedsiębiorstwie. Zajmie to dużo czasu i pieniędzy, ale najprawdopodobniej nie przyniesie pełnych rezultatów.
Główną rolę w zakładaniu rachunkowości zarządczej odgrywa projektowe podejście do rozwiązywanego problemu: utworzenie zespołu projektowego, określenie etapów prac, ustalenie terminów zakończenia każdego etapu, a także prowadzenie dokumentacji projektowej.
W tym artykule omówiono krok po kroku metodologię konfigurowania rachunkowości zarządczej, która pozwala ustawić programistom zadanie automatyzacji rachunkowości zarządczej w przedsiębiorstwie. Oczywiście nie da się w pełni i dogłębnie odzwierciedlić wszystkich aspektów budowy systemu rachunkowości zarządczej, dlatego autor przedstawia ogólne podejście do tego zagadnienia, a także kilka istotnych punktów związanych z treścią i kolejnością działań przy zakładaniu rachunkowości zarządczej .
Proces ustanawiania rachunkowości zarządczej można przedstawić w formie kolejnych etapów składających się z trzech dużych bloków (rysunek).
Przy opisie będziemy posługiwać się dwoma pojęciami: As Is – oznacza „tak jak jest”, czyli w takiej formie, w jakiej proces aktualnie istnieje; Być – takim, jakim „powinno być”, czyli procesem zmodyfikowanym, w takiej formie, w jakiej powinien istnieć.
Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z bloków.
Etapy konfigurowania rachunkowości zarządczej
ANALIZA ISTNIEJĄCEGO SYSTEMU (TAK JAK JEST)
Ustanowienie rachunkowości zarządczej w przedsiębiorstwie rozpoczyna się od analizy działalności i istniejącego systemu rachunkowości zarządczej. Przedsiębiorstwo może nie posiadać jasno określonego systemu rachunkowości zarządczej, ale musi istnieć system rachunkowości, którego analiza pozwala zidentyfikować szereg funkcji rachunkowości zarządczej.
Określenie relacji między systemami zarządzania i rachunkowości wykracza poza zakres tego artykułu, tutaj zauważamy jedynie, że rachunkowość zarządcza powinna być oddzielona od rachunkowości i działać niezależnie. Tym, co łączy oba systemy, jest jedynie zbiór podstawowych dokumentów, z których pochodzą informacje.
Budowanie procesu biznesowego (takiego, jaki jest). Podstawą założenia systemu rachunkowości zarządczej jest produkcyjny proces biznesowy przedsiębiorstwa. Rachunkowość zarządcza, która nie opiera się na fizycznym procesie biznesowym przedsiębiorstwa, nie funkcjonuje prawidłowo i nie może służyć jako podstawa podejmowania decyzji zarządczych.
Ten krok jest często ignorowany, ponieważ specjalistom wydaje się, że doskonale znają procesy własnego przedsiębiorstwa. Ale nawet kierownicy sklepów, którzy dokładnie znali swój obszar pracy, po sformalizowaniu procesu biznesowego, zauważyli jego użyteczność dla siebie, ponieważ niektóre punkty były dla nich nowe. Wynika to z faktu, że w zapewnienie funkcjonowania procesów biznesowych zaangażowana jest duża liczba pracowników, z których każdy skupia się na własnym obszarze pracy. Sformalizowany proces biznesowy umożliwia zespołowi projektowemu dostęp do wszechstronnej wiedzy wielu specjalistów ds. produkcji.
Podczas konstruowania procesu biznesowego głównej działalności pracownicy produkcyjni muszą koniecznie uczestniczyć.
Należy unikać błędu: komunikowania się ze specjalistami, którzy nie realizują analizowanego procesu. Na przykład wielu ekonomistów w przedsiębiorstwach uważa, że znają ten proces, ponieważ operują rzeczywistymi danymi księgowymi. Prowadząc rozmowę, potrafią kompetentnie opowiedzieć o tym, jak przebiegają działania w konkretnym zakładzie produkcyjnym, przedstawiają jednak proces w takiej formie, w jakiej powinien on funkcjonować, a nie w jaki faktycznie przebiega. Po bliższym przestudiowaniu i komunikacji z lokalnymi pracownikami produkcyjnymi zdajesz sobie sprawę, że wiele komunikacji jest zerwanych, a proces, stale się zmieniający, przyjął pewną formę, którą można analizować jedynie w oparciu o wiedzę specjalistów ds. produkcji bezpośrednio wdrażających proces.
Istnieje wiele standardów budowania procesów biznesowych, ale bazując na doświadczeniu zawodowym, najbardziej akceptowalnym standardem jest IDEF0.
Standard ten jest prosty i intuicyjny nawet dla nieprzeszkolonej osoby. Jest studiowany dość szybko, ale jednocześnie zawiera rygorystyczne ograniczenia, które pozwalają „zestawić” wizję dużej liczby pracowników i przedstawić ją w jednym formacie.
Przepływ dokumentów rysunków (w stanie, w jakim są). W ramach budowy systemu rachunkowości zarządczej analizowany jest wyłącznie obieg dokumentów związanych z rachunkowością kosztów i przychodów. Są to wszystkie podstawowe dokumenty księgowe w produkcji: faktury, karty limitowe, akty, zamówienia i inne dokumenty odzwierciedlające specyfikę poszczególnych przedsiębiorstw, jak np. arkusze mieszalnicze do produkcji wina, listy przewozowe na sprzęt rolniczy itp.
Analizowany obieg dokumentów obejmuje także wszystkie dokumenty zbiorcze i raporty utworzone na podstawie danych pierwotnych. Dokumentami najwyższego poziomu są trzy formy sprawozdawczości finansowej, budowane w oparciu o dane zarządcze: bilans, rachunek zysków i strat oraz rachunek przepływów pieniężnych.
Nie ma potrzeby analizowania i uwzględniania w systemie rachunkowości zarządczej obiegu dokumentów związanych z dokumentacją kontraktową, kadrową, konkretnymi dokumentami księgowymi (dzienniki zamówień, zaświadczenia księgowe itp.). System obiegu dokumentów jest nierozerwalnie powiązany z fizycznym procesem biznesowym przedsiębiorstwa.
Budowa tabeli przepływu dokumentów. W celu szczegółowego zbadania dróg przepływu dokumentów, uczestników przepływu dokumentów i informacji wprowadzanych do dokumentów usystematyzowano następujące dane: nazwy wszystkich dokumentów pierwotnych wskazujące proces, w wyniku którego dokument został sporządzony, cel dokumentu, kompilator, liczbę kopii, od kogo i komu dokument jest przekazywany oraz w jakich terminach, a także jakie informacje i przez kogo są wpisane do tego dokumentu. Informacje najlepiej przedstawić w formie tabelarycznej, gdzie dokumenty oznaczono wierszami, a określone cechy kolumnami.
Wiele dokumentów ma kilku uczestników obiegu dokumentów: autorem dokumentu może być jeden pracownik, pozostali pracownicy mogą wprowadzać informacje, a menadżer może je zatwierdzić. Wszystkie te aspekty muszą zostać odzwierciedlone podczas tworzenia obiegu dokumentów.
Analiza pracy z dokumentami pierwotnymi. W kolejnym etapie analizowane są podstawowe formularze księgowe. Głównym zadaniem jest określenie metodologii wypełniania dokumentu, obliczeń przeprowadzonych na danych zawartych w dokumencie oraz scenariuszy wypełniania dokumentów. Przetwarzany jest każdy dokument podstawowy zawarty w tabeli przepływu dokumentów.
Szczególną uwagę należy zwrócić na specyficzne dokumenty właściwe dla każdej indywidualnej działalności. Konkretne dokumenty często mają cechy, o których trzeba wiedzieć, aby opracować prawidłowy system księgowy.
Badanie metodologii obliczania kosztów i raportowania wewnętrznego (w stanie, w jakim jest). Badanie metod kalkulacji kosztów opiera się na analizie zapisów księgowych (lub zarządczych) odpowiedzialnych za rozkład kosztów pomiędzy miejscami powstawania kosztów oraz kalkulacji kosztów poszczególnych rodzajów produktów.
Oczywiście idealnym przypadkiem jest sytuacja, gdy metodologia kalkulacji kosztów zawarta jest w zatwierdzonych przepisach dotyczących polityki rachunkowości przedsiębiorstwa, jednak w zdecydowanej większości przedsiębiorstw informacje te nie są sformalizowane i wymagają doprecyzowania w drodze rozmów z księgowymi.
Główną niezbędną informacją są dane o strukturze miejsc powstawania kosztów (centra kosztów), a także pełna lista obiektów kosztorysowania, którymi są zarówno produkty gotowe, jak i wszystkie półprodukty, dla których kalkulowane są koszty wytworzenia.
Analizie poddano istniejącą metodologię podziału kosztów działów pomocniczych w przedsiębiorstwie, a także podstawowe wskaźniki redystrybucji kosztów ogólnych głównych działów według rodzaju produktu. Ostatecznie określa się procedurę kształtowania rzeczywistego kosztu na jednostkę produkcji.
W ramach badania raportowania wewnętrznego analizowane są istniejące raporty przekazywane specjalistom przedsiębiorstwa. Analiza określa, jakie dane znajdują się w raporcie, częstotliwość raportowania oraz do kogo raport jest wysyłany.
Badając system raportowania, analizowane są informacje zawarte w raportach oraz odbiorcy tych informacji.
USTALANIE WYMAGAŃ DLA SYSTEMU RACHUNKOWOŚCI ZARZĄDCZEJ
Po analizie istniejącego systemu rachunkowości kluczowym krokiem jest określenie wymagań dla przyszłego systemu rachunkowości zarządczej.
Najpierw należy określić główny cel rachunkowości, na przykład: prawidłowe obliczenie kosztu rodzajów produktów, otrzymanie wysokiej jakości informacji do podejmowania decyzji zarządczych itp. Przykładowo niektóre przedsiębiorstwa poprzez wprowadzenie systemu rachunkowości zarządczej chcą wzmocnić kontrolę nad wydatkowaniem określonych zasobów i uzasadnić przyjęte w przedsiębiorstwie standardy wydatków. Duże zainteresowanie budzi cel personalizacji odpowiedzialności za określone obszary działalności.
Niezbędna jest identyfikacja odbiorców informacji zarządczej i ocena ich potrzeb. Lista wymogów w zakresie rachunkowości zarządczej powinna być szczegółowa i obejmować prawie wszystkie kamienie milowe przyszłego systemu. Oto tylko kilka z nich:
- stopień szczegółowości rachunku kosztów według rodzaju produktu;
- procedura redystrybucji kosztów jednostek pomocniczych;
- określenie okresu rozliczeniowego;
- stopień automatyzacji punktów wprowadzania księgowości i informacji;
- precyzyjne określenie pozycji kosztowych odpisanych na konta 23, 91, 92, 93, 94;
- określenie struktury trzech głównych dokumentów finansowych (bilans, rachunek zysków i strat oraz rachunek przepływów pieniężnych);
- ustalenie planu kont;
- identyfikacja głównych użytkowników systemu i ich wymagań w zakresie przekazywanych informacji;
- inni.
BUDOWA SYSTEMU RACHUNKOWOŚCI ZARZĄDCZEJ (W PRZYSZŁOŚCI)
Po określeniu wymagań dla tworzonego systemu rachunkowości zarządczej rozpoczyna się etap tworzenia systemu.
Trzy poniższe zadania muszą być realizowane równolegle i iteracyjnie, gdyż są od siebie współzależne: finalizacja dokumentów podstawowych, stworzenie metodologii kalkulacji kosztów oraz stworzenie wymagań dla systemu raportowania.
Finalizacja dokumentów podstawowych (To Be). W procesie finalizacji dokumentów dokonywane są zmiany w przepływie dokumentów, formach dokumentów pierwotnych oraz rewizja uczestników procesu obiegu dokumentów. Finalizacja dokumentów pierwotnych sprowadza się do skonfigurowania obiegu dokumentów w taki sposób, aby zautomatyzowanemu systemowi rachunkowości zarządczej zapewnić wszystkie informacje podstawowe niezbędne do wykonania obliczeń.
Obieg dokumentów analizowany jest pod kątem następujących cech: wystarczalność wprowadzonych danych, pracownicy wprowadzający informacje do dokumentów, częstotliwość sporządzania formularza dokumentu. Każdy z wymienionych parametrów, który nie spełnia wymagań tworzonego systemu rachunkowości zarządczej, należy zmienić, aby zapewnić poprawność obliczeń dokonywanych na podstawie danych wprowadzanych do systemu rachunkowości.
Następnym krokiem są obliczenia, które należy wykonać równolegle i ustalić wymagania dotyczące zawartości informacyjnej dokumentów źródłowych. Każdy dokument w zautomatyzowanym systemie rachunkowości zarządczej generuje liczbę transakcji, dlatego należy wskazać wszystkie operacje, które można opisać dokumentem podstawowym, a także wszystkie transakcje, które są dokonywane w ramach każdej operacji.
Należy powiedzieć, że system rachunkowości zarządczej musi koniecznie opierać się na systemie rachunków. System jest uzupełniany danymi za pomocą księgowań. Aby zapewnić wymaganą szczegółowość danych, wprowadzana jest analityka dla wszystkich rachunków kosztowych.
Wszystkie konta kosztów zawierają narzędzia analityczne, które dostarczają danych o lokalizacjach kosztów, obiektach kosztów, pozycjach kosztów i działaniach. Każdy dokument podstawowy musi być opisany z uwzględnieniem transakcji, które generuje, wskazując możliwe wartości analityki odpowiednich rachunków.
Stworzenie metodologii kalkulacji kosztów (To Be). Metodologia kalkulacji kosztów opisuje działania, które są przeprowadzane na danych zgromadzonych na rachunkach kosztów. Opisano algorytm podziału kosztów oddziałów pomocniczych na działy główne, sposób podziału kosztów ogólnych według rodzaju produktu za pomocą podstawowych wskaźników, a także sposób kształtowania kosztu jednostki produkcji. Kluczowymi elementami metodologii kalkulacji kosztów i kalkulacji kosztów są: okres obliczeń, podstawa alokacji kosztów oraz przedmioty kalkulacji kosztów.
Ten krok jest najtrudniejszy i najbardziej odpowiedzialny. Proces tworzenia metodologii kalkulacji kosztów i kalkulacji kosztów komplikuje fakt, że jest ona odmienna dla różnych typów przedsiębiorstw. Kwestię stworzenia metodologii kalkulacji kosztów należy rozpatrywać wyłącznie w odniesieniu do określonego rodzaju działalności, biorąc pod uwagę specyfikę istniejącą w przedsiębiorstwie. Jednocześnie lepiej kierować się standardowymi zaleceniami dotyczącymi kalkulacji kosztów, proponowanymi dla różnych branż.
Tworzenie wymagań dla systemu raportowania (To Be). System raportowania jest ostatnim etapem rachunkowości zarządczej. Kluczową kwestią jest identyfikacja użytkowników zautomatyzowanego systemu rachunkowości zarządczej. Po zidentyfikowaniu użytkowników należy ustalić, jakie informacje są wymagane i określić częstotliwość ich podawania.
Raporty będziemy klasyfikować w następujący sposób:
- Raporty o ruchu zasobów - zawierają dane o stanie i ruchu środków trwałych w magazynach.
- Raporty kosztów - dostarczają informacji o wszystkich rodzajach kosztów według elementów i pozycji, lokalizacji i obiektów kosztowych.
- Raporty produkcyjne - zawierają informacje o technologicznych aspektach produkcji.
- Raporty sprzedaży - zawierają dane dotyczące sprzedaży produktów i usług kontrahentom zewnętrznym.
Raporty przepływu zasobów pozwalają na uzyskanie informacji o dostępności zapasów w dowolnym miejscu powstawania kosztów w dowolnym momencie oraz o odpisach pozycji zapasów z jednego miejsca powstawania kosztów do drugiego w dowolnym okresie.
Raporty kosztowe są najważniejsze w całym systemie raportowania i zawierają następujące informacje:
- koszty według pozycji i składników kosztów dla każdego miejsca powstawania kosztów na koniec okresu sprawozdawczego (miesiąc, kwartał, rok);
- koszty według obiektów kosztowych dla każdego obiektu kosztowego, na który wydano zasoby (naprawa sprzętu, prace budowlane w obiektach itp.);
- wstępna kalkulacja kosztów na koniec miesiąca dla wszystkich rodzajów produktów wytworzonych w danym miesiącu;
- kompletna kalkulacja kosztów rzeczywistych dla wszystkich rodzajów produktów na koniec roku;
- rachunek zysków i strat spółki jako całości.
W tabeli przedstawiono przykładowe wymagania dotyczące systemu raportowania.
Dokumenty projektowe
Efektem pracy zespołu projektowego muszą być dwa dokumenty:
- projekty rozporządzeń z zakresu rachunkowości zarządczej i
- zakres zadań dla programistów w zakresie automatyzacji rachunkowości zarządczej.
Wymagania dotyczące raportów na przykładzie produkcji wina
Projekty przepisów o rachunkowości zarządczej zawierają wszystkie informacje niezbędne pracownikom przedsiębiorstwa, umożliwiające im organizację wypełniania dokumentów podstawowych i obiegu dokumentów w celu zapewnienia zautomatyzowanemu systemowi rachunkowości zarządczej niezbędnych danych:
- opis procesów biznesowych przedsiębiorstwa;
- opis obiegu dokumentów według oddziałów przedsiębiorstwa;
- opis dokumentów pierwotnych wraz z przedstawieniem formularzy, wskazaniem osób odpowiedzialnych i algorytmem wypełniania każdego dokumentu;
- metodyka alokacji kosztów i kalkulacji kosztów produkcji;
- system raportowania zarządczego.
Odbiorcami projektowanych przepisów o rachunkowości zarządczej są ostatecznie pracownicy przedsiębiorstwa, którzy zapewniają funkcjonowanie rachunkowości zarządczej. Niniejszy dokument jest jedynie projektem, gdyż musi zostać przetestowany, dostosowany i wdrożony w przedsiębiorstwie w całej formie pracy z postanowieniami przedsiębiorstwa.
Zakres obowiązków programistów zawiera szczegółowe dane wymagane do opisu działania systemu rachunkowości zarządczej z punktu widzenia zapewnienia integralności danych i dokonywania obliczeń. Ten dokument zawiera:
- leksykony;
- wskazanie, jakie dane z dokumentów pierwotnych trafiają do zautomatyzowanego systemu księgowego;
- opis metodologii obliczeń;
- Formaty raportów wskazujące źródło danych.
Odbiorcą tego dokumentu jest zespół programistów.
WNIOSEK
System rachunkowości zarządczej składa się z trzech elementów: systemu dokumentów podstawowych dostarczających dane do systemu rachunkowości, metodologii kalkulacji kosztów zawierającej algorytmy podziału i przeliczania kosztów oraz systemu raportowania odpowiedzialnego za dostarczanie danych zawartych w systemie rachunkowości. .
Wszystkie trzy elementy są ze sobą powiązane, gdyż bez podania wymaganej szczegółowości danych wpisanych do dokumentów pierwotnych nie będzie możliwe zastosowanie prawidłowego algorytmu kalkulacji kosztów, a bez określenia formy konkretnego raportu dane zawarte w dokumentach system nie dotrze do użytkownika. Dlatego przy zakładaniu rachunkowości zarządczej bardzo ważne jest zapewnienie związku między formami dokumentów podstawowych, metodologią obliczania kosztów, a także systemem raportów zarządczych.
Należy jednoznacznie określić dalszą automatyzację procesu: kto i w jaki sposób przeprowadzi automatyzację.
Należy również pamiętać, że system rachunkowości zarządczej musi być spójny z systemem budżetowania, w przeciwnym razie śledzenie realizacji zaplanowanych wskaźników będzie niemożliwe.
Zaprezentowane w artykule podejście do budowy zautomatyzowanego systemu rachunkowości zarządczej jest uniwersalne i przy różnym stopniu szczegółowości można je zastosować w przedsiębiorstwach dowolnej wielkości.
Klienci często nadają różne znaczenia pojęciu „rachunkowość zarządcza”, ale w każdym razie rachunkowość zarządcza to proces gromadzenia, sprawdzania i analizowania informacji przeprowadzany w celu zarządzania przedsiębiorstwem.
Nie ma uniwersalnych rozwiązań w zakresie rachunkowości zarządczej. Każda firma jest indywidualna i ma swoje własne cele strategiczne. Od nich zależy „wypełnienie” systemu rachunkowości zarządczej.
Dlaczego rachunkowość zarządcza jest potrzebna?
Rachunkowość zarządcza jest niezbędna dla każdej organizacji. Jej głównym celem jest zapewnienie kadrze kierowniczej i menedżerom informacji niezbędnych do podejmowania skutecznych decyzji zarządczych.
Wysokiej jakości rachunkowość zarządcza pozwala uzyskać aktualne, realne informacje o prawdziwej wartości przedsiębiorstwa, pozwala ocenić stabilność finansową przedsiębiorstwa, określić próg rentowności i inne ważne wskaźniki niezbędne do terminowego i prawidłowe decyzje zarządcze. W naszych niestabilnych czasach jest to bardzo ważne i stanowi o przewadze konkurencyjnej firmy.
Rachunkowość zarządcza musi spełniać dwa podstawowe wymagania:
- Jak najszybciej przekaż niezbędne informacje, odzwierciedl sytuację biznesową w trybie „tu i teraz”. Jest to szczególnie ważne w czasach kryzysu.
- Posiadaj zestaw wygodnych narzędzi do analizy. Rachunkowość powinna dostarczać odpowiedzi na pytania: „co się stało?”, „dlaczego tak się stało?” W jakim kierunku dalej podążać, będzie zależeć od Twojej dalszej decyzji kierownictwa.
Użytkownicy Rachunkowości Zarządczej
- Właściciele
- Dyrektor generalny
- Najwyższe kierownictwo firmy
Utworzenie (udoskonalenie) rachunkowości zarządczej
W ramach tej usługi otrzymasz:
- Przewaga konkurencyjna. Aktualne informacje umożliwiające podejmowanie mądrych decyzji zarządczych.
- Pełnoprawna rachunkowość zarządcza, która spełnia Twoje cele strategiczne
- Możliwość automatyzacji księgowości w ramach programu 1C.
- Szkolenie pracowników w zakresie prawidłowej pracy w programie księgowym
- Otrzymasz kompletny, prawidłowy i terminowy obraz finansowy swojej firmy
- Raport
Raport zawiera:
- Opis procesów biznesowych rachunkowości zarządczej, opisy stanowisk pracy osób zajmujących się rachunkowością zarządczą
- Opracowano klasyfikator budżetowy
- Opracowano formularze dokumentów podstawowych wymaganych do stosowania
- Instrukcja sporządzania formularzy sprawozdawczych
Etapy zakładania (udoskonalania) rachunkowości zarządczej
Opracowanie, wdrożenie i automatyzacja rachunkowości zarządczej odbywa się w kilku etapach. W każdej konkretnej firmie program jest opracowywany indywidualnie. Oto „przykładowy” plan pracy.
| Scena 1. |
Przygotowawczy Na tym etapie jest to realizowane Analiza działalności przedsiębiorstwa, w tym:
|
| Etap 2. |
Opracowanie systemu rachunkowości zarządczej:
|
| Etap 3. |
Automatyzacja systemu rachunkowości zarządczej za pomocą oprogramowania:
Konfigurację programu księgowego przeprowadzamy wspólnie z Twoim programistą lub zaproponowanym przez nas programistą, który już wcześniej wykonywał podobne zadania. |
| Etap 4. |
Doradztwo w zakresie wdrożenia systemu rachunkowości zarządczej. |
Koszt usług
Generalnie na koszt usługi i termin wykonania pracy wpływają:
- Skala Twojego biznesu:
- obrót, rub./rok
- struktura organizacyjna: liczba obszarów działalności: jeden lub więcej, liczba oddziałów
- struktura prawna: liczba WSZYSTKICH podmiotów prawnych obsługujących Twoją firmę
- Problemy, które chcesz rozwiązać za pomocą rachunkowości zarządczej.
- Obecny poziom automatyzacji.
- Twoja lokalizacja. Jeśli Twoja lokalizacja nie jest Moskwą, cena będzie obejmować koszty ogólne.
Warunki pracy
Czas realizacji prac wynosi średnio od 2 do 4 miesięcy.
Ilja Borysowski, Grigorij Suchow
W kontekście dynamicznego rozwoju rynku każda firma potrzebuje prostego i logicznego systemu pozyskiwania informacji zarządczej, aby móc szybko podejmować decyzje biznesowe. Niestety rosyjska rachunkowość nie jest w stanie zaspokoić wszystkich wewnętrznych potrzeb firmy w zakresie takich informacji, a zasady prowadzenia rachunkowości zarządczej w firmach często nie są spisane, a nawet zdefiniowane.
Oczywista staje się potrzeba opracowania SYSTEMU (metodologii) rachunkowości zarządczej, tj. uporządkowany zbiór powiązanych ze sobą zasad i algorytmów zapewniających terminowe gromadzenie rzetelnych i adekwatnych informacji do podejmowania decyzji zarządczych.
Każdy dyrektor finansowy ma swoją receptę na rozwiązanie tego problemu, a wiodącą rolę odgrywa tu specyfika firmy: to, co sprawdza się świetnie w jednym przedsiębiorstwie, może nie sprawdzić się w innym. Z jednej strony nie ma jednolitych standardów rachunkowości zarządczej, w każdej branży i każdej firmie jej zasady i struktura są indywidualne. Rachunkowość zarządcza natomiast skupia się na potrzebach informacyjnych przedsiębiorstwa, które można analizować i usprawniać. I pomimo znacznych różnic merytorycznych w metodyce rachunkowości przedsiębiorstw z różnych branż, możliwe jest wskazanie optymalnej sekwencji etapów rachunkowości, która jest uniwersalna dla wszystkich firm i pozwala na opracowanie metodologii rachunkowości zarządczej odpowiadającej celom przedsiębiorstwa.
Wskazane jest prowadzenie prac nad założeniem rachunkowości zarządczej w ramach odrębnego projektu przedsiębiorstwa, z wykorzystaniem procedur zarządzania projektami. W realizację takiego projektu (lub jego poszczególnych etapów) często zaangażowani są zewnętrzni specjaliści (w tym konsultanci ds. automatyzacji procesów księgowych, jeśli firma planuje wspierać go w nowym systemie informatycznym). Przyjrzyjmy się bliżej każdemu etapowi takiej pracy, głównym zadaniom i ryzyku projektu budowlanego rachunkowości zarządczej.
Etap 1. Ustalenie zadania, rozpoczęcie
Naturalnie na początku pracy należy zdecydować, jakie główne zadania rachunkowość zarządcza powinna rozwiązywać w firmie.
Podstawowe kroki
1.1. Identyfikacja kluczowych odbiorców danych. Metodologia rachunkowości powinna być wyraźnie ukierunkowana na potrzeby informacyjne przedsiębiorstwa. W środowisku zarządczym nie ma miejsca na nadmierne raportowanie, które jest rzadko stosowane, a jego przygotowanie zajmuje dużo czasu. Dlatego konieczne jest natychmiastowe określenie kręgu osób korzystających z informacji. Co więcej, nie powinni to być zwykli specjaliści, ale menedżerowie wyższego szczebla i czołowi metodolodzy podejmujący podstawowe decyzje biznesowe, a generowane raporty powinny adekwatnie odzwierciedlać stan rzeczy w firmie. Wskazane jest przeprowadzenie prezentacji inaugurującej, podczas której nakreślisz cel projektu, oczekiwane rezultaty i plan projektu (harmonogram i główne działania). Uczestnicy projektu muszą zrozumieć, co zostanie zrobione i dlaczego osobiście tego potrzebują. Również na tym etapie warto ocenić możliwy okres zwrotu projektu i koniecznie uwzględnić tę ocenę w prezentacji. Akcjonariusze (zarząd) spółki muszą zrozumieć, że tego typu projekty mają na celu zwiększenie efektywności podejmowania decyzji zarządczych, osiągnięcie większej „przejrzystości” spółki, a w konsekwencji zwiększenie jej wartości.
1.2. Utworzenie listy wymaganych raportów. Konieczne jest uzgodnienie ze wszystkimi odpowiedzialnymi osobami składu potrzebnych im raportów, w tym opisu wymaganych wskaźników i analiz. Dla każdego z raportów należy także określić moment generowania raportu (w jakim terminie i z jaką częstotliwością raport powinien być sporządzany). W rezultacie wszystkie wymagane raporty muszą mieć jasny opis – tak naprawdę jest to zestawienie zadań związanych z realizacją procesu rachunkowości zarządczej. Główne zagrożenia pierwszego etapu:
koncentrowanie wysiłków na drobnych raportach, które ułatwią życie wykonawcom, ale będą zbyt szczegółowe dla menedżerów wyższego szczebla – ryzyko nieosiągnięcia celów i zwiększenia kosztów projektu;
niewystarczające wsparcie projektu ze strony kierownictwa - ryzyko sytuacji, gdy po „wystarczającej zabawie” kierownictwo pozostawi wszystko bez zmian.
Etap 2. Definicja pojęcia rachunkowości. Planowanie prac projektowych
Podstawowe kroki
2.1. Definicja podstawowych pojęć i struktury przyszłej rachunkowości. Przede wszystkim należy wybrać i zatwierdzić podstawowe koncepcje rachunkowości, które de facto określają wymagania dla systemu rachunkowości zarządczej. Koncepcje muszą zawierać odpowiedzi na podstawowe pytania księgowe:
Czy rachunkowość będzie budowana zgodnie z MSSF, czy nie?
Czy rachunkowość zarządcza będzie prowadzona równolegle z rachunkowością?
Kto kontroluje przygotowanie danych rachunkowości zarządczej i systematyczne „zamykanie” okresu?
Jaki zautomatyzowany system będzie wykorzystywany do przygotowywania raportów?
Wybór systemu automatyki może odegrać znaczącą rolę, ponieważ wiele systemów nakłada nieodłączne ograniczenia na metodologię rachunkowości. Niektóre systemy mają głęboko rozwinięte mechanizmy księgowe, inne mają bardzo elastyczne możliwości realizacji procesów, jednak istnieją pewne ograniczenia co do liczby analiz i objętości danych itp.
2.2. Podział projektu wdrożenia rachunkowości na etapy i ustalenie priorytetów. Należy zaplanować dalszą pracę i wyróżnić główne etapy (konkretne działania w projekcie). Co więcej, trzeba od razu określić, co jest dla firmy priorytetowe i pilne, a co może poczekać.
2.3. Określenie granic projektu. Ważne jest, aby od razu określić zakres prac w projekcie. Wielozadaniowość może być trudna i ryzykowna, dlatego warto nadać priorytet obszarom, które są najważniejsze.
2.4. Wyjaśnienie planu pracy. Konieczne jest wyjaśnienie pożądanego czasu pracy na każdym etapie. Głównym celem tej pracy jest oszacowanie maksymalnego dopuszczalnego czasu trwania etapu, w przeciwnym razie bardzo trudno będzie kontrolować prace i zarządzać budżetem projektu.
Główne zagrożenia drugiego etapu.
Niewłaściwy wybór priorytetów. Aby zmniejszyć to ryzyko, lepiej przejść od góry do dołu, zaczynając od prostych raportów podstawowych, a kończąc na bardziej złożonych i szczegółowych.
Błędne oszacowanie terminów, w efekcie czego proces księgowy będzie się dłużył w nieskończoność. Najlepiej jest skupić się na dacie końcowej i rozpocząć planowanie wstecz od tej daty.
Etap 3. Analiza stanu „jak jest”.
Głównym zadaniem tego etapu jest określenie indywidualnych cech pracy firmy i specyfiki rachunkowości wyznaczanej przez te cechy; identyfikacja trudności, jakie napotkamy przy wdrażaniu systemu. Ten etap pozwala zidentyfikować słabe strony opracowanego planu pracy projektu i określić główne ryzyka projektu. Nacisk należy położyć na sprawdzenie poprawności przeprowadzonej na poprzednich etapach identyfikacji głównych obszarów rachunkowości zarządczej oraz określenie dostępnych zasobów na potrzeby rachunkowości.
Podstawowe kroki
3.1. Badanie cech i pułapek bieżącej rachunkowości. Należy ustalić, jakie niuanse i trudności (z punktu widzenia rachunkowości) istnieją w firmie, jakie problemy napotkali już specjaliści firmy podczas przygotowywania raportów i jak te problemy zostały rozwiązane. Szczególną uwagę należy zwrócić na strukturę przychodów i wydatków, identyfikując pozycje o największym udziale.
3.2. Wyjaśnienie planu pracy projektu. Po przestudiowaniu cech rachunkowości należy dostosować plan pracy dla projektu. Należy oszacować czas trwania każdego etapu. Nie zapominaj, że innowacja polega nie tylko na opracowaniu, ale także na wdrożeniu procedur, co również wymaga znacznego wysiłku.
Etap 4. Przygotowanie szkicu metodologii i modelu rachunkowości „tak jak powinno być”
Po przeanalizowaniu wszystkich dostępnych funkcji opracowywany jest rzeczywisty model rachunkowości zarządczej przedsiębiorstwa. Na tym etapie konieczne jest ułożenie podstawowego schematu rachunkowości i wcześniej opracowanych koncepcji w harmonijną formę metodologii, określenie relacji między formularzami sprawozdawczymi, przemyślenie list i kodyfikatorów pozycji księgowych oraz relacji między nimi. Głównym ryzykiem trzeciego etapu jest budowa systemu, który w praktyce nie będzie realizował założonych celów księgowych. Dlatego konieczne jest zaangażowanie w firmę specjalistów, którzy rozumieją specyfikę jej działalności.
Podstawowe kroki
4.1. Przygotowanie modelu generowania formularzy raportowania wyników. Należy ocenić zasadnicze powiązania wszystkich elementów wymaganej sprawozdawczości, ustalić główne bloki sprawozdawcze i obszary rachunkowości oraz określić głębokość wymaganej analizy.
4.2. Opracowanie pośrednich formularzy sprawozdawczych i metod obliczania wymaganych wskaźników. Głównym zadaniem jest przemyślenie szczegółowej procedury obliczeń, określenie wszystkich danych wymaganych do obliczeń i metodologii obliczeń.
4.3. Opracowanie schematu wprowadzania do systemu informatycznego i przechowywania danych pierwotnych. Opracowywanie szczegółów księgowych: plany kont, analizy, tworzenie jednolitej listy transakcji biznesowych ze wskazaniem wymaganych danych, niezbędnych obliczeń itp.
4.4. Opracowanie środków kontroli danych, sposobów systematycznego zapewniania wiarygodności rachunkowości. Przeprowadza się kontrolę w celu zapewnienia „przejrzystości” danych w podstawowym modelu księgowym. Model powinien zapewniać możliwość prostego i niezawodnego kontrolowania danych systemowych: dane powinny być w razie potrzeby uzyskiwane szybko i wyraźnie, a analitycy powinni mieć swobodę zarówno przy wprowadzaniu informacji, jak i podczas ich kontroli przez służbę finansową. Konieczne jest także uwzględnienie możliwości przyszłej rozbudowy modelu, uwzględniającej zmiany w liczbie i składzie analityki, większą szczegółowość danych, zastosowanie bardziej złożonych algorytmów dystrybucji kosztów itp.
4,5. Opracowanie projektu procedury przygotowania informacji Należy opisać funkcjonalny podział obowiązków pracowników przygotowujących dane, harmonogram i procedurę wprowadzania danych, zasadniczo zaprojektować schemat blokowy informacji i sprawdzić jego realność.
4.6. Sprawdzenie i montaż projektu metodologii Trwa montaż metodologii rachunkowości zarządczej, sprawdzający spójność i kompletność powstałego modelu.
4.7. Przygotowanie wersji testowej metodologii, obliczenia próbne. Głównym celem tych prac jest sprawdzenie poprawności obliczeń i spójności otrzymanej metodologii; ocenić, czy opracowany model metodyczny jest wystarczająco przejrzysty.
Główne zagrożenia czwartego etapu.
Nadmierne obciążenie modela, próba zrobienia „wszystko na raz”. Należy wziąć pod uwagę zarówno możliwości techniczne wdrożenia metodologii rachunkowości, jak i rzeczywisty czas i wysiłek wykonawców w stosunku do wartości otrzymanych informacji.
Błędy techniczne w metodologii.
Etap 5. Omówienie metodologii szkicu
Po przygotowaniu i przetestowaniu metodyki należy przedstawić powstałą wersję specjalistom i omówić z nimi adekwatność systemu księgowego. Mówimy przede wszystkim o menedżerach i wykonawcach, którzy będą bezpośrednio wprowadzać dane i przetwarzać informacje. Głównym zadaniem tego etapu jest identyfikacja słabych stron metodologii i sprawdzenie rozwiązań problematycznych pod kątem wiarygodności.
Główne zagrożenia piątego etapu.
Ze strony wykonawców może pojawić się opór wynikający z konserwatyzmu i inercji myślenia. Należy zrozumieć, że jest to naturalna reakcja i przekonać ludzi o potrzebie i korzyściach płynących z nowego systemu księgowego.
W okresie wdrażania zmian należy z wyprzedzeniem zapewnić środki ułatwiające przejście do nowego modelu. Może to być premia za chwilowe zwiększenie obciążenia pracą, aktywną współpracę itp. Jednocześnie należy być wytrwałym we wprowadzaniu zmian, w przeciwnym razie innowacja może zostać sabotowana.
Etap 6. Koordynacja i zatwierdzenie metodologii
Opracowana metodologia musi być udokumentowana i zatwierdzona przez firmę. Zwykle towarzyszy temu prezentacja opracowanego modelu kierownictwu. Oczywiste jest, że w tym przypadku, w odróżnieniu od dyskusji z menadżerami i wykonawcami, prezentacja zawiera znacznie mniej szczegółów i jest bardziej nastawiona na opisanie końcowych dokonań.
Etap 7. Opracowanie regulaminów i udokumentowanych procedur
Projekty procedur, które powstały na etapie przygotowania metodologii, muszą zostać doprecyzowane, sformalizowane w formie odrębnych regulaminów, ze wskazaniem konkretnych nazw wykonawców, terminów i obowiązków.
Etap 8. Wdrożenie
Jeśli wszystkie dotychczasowe etapy prac zakończą się pomyślnie, zarówno kierownictwo firmy, jak i uczestnicy projektu zrozumieją, jakie konkretne zmiany należy wprowadzić, aby uruchomić procedury gromadzenia danych i generowania raportów z wykorzystaniem nowej metodyki. Na tym etapie mogą pojawić się główne trudności przy wdrażaniu zmian w systemie księgowym.
Wniosek
Rozwój pełnej rachunkowości zarządczej w firmie zajmuje lata. Ciągłe doskonalenie jest integralną cechą systemu rachunkowości zarządczej. Dlatego metodologia rachunkowości musi być elastyczna, to znaczy zapewniać możliwość szybkiego dostosowania rachunkowości do różnych zmian (na przykład utworzenie nowych podmiotów prawnych lub przeniesienie działów z jednej osoby prawnej do drugiej). Mamy nadzieję, że podane przez nas rekomendacje okażą się przydatne i pozwolą w niektórych przypadkach nie na „wynalezienie koła na nowo”, ale na skorzystanie z doświadczeń już zrealizowanych projektów.