Как заработать на мероприятиях. Сезонный бизнес: Как заработать на летних фестивалях и маркетах. Определение ценовой политики

В России массовые спортивные соревнования традиционно финансировались из средств госбюджета, у каждого из них был «хозяин» в лице федерации или спортивного комитета. Сейчас же ситуация меняется. С ростом популярности массового любительского спорта появляются энтузиасты – частные лица, которые развивают нишу спортивного ивент-менеджмента. Кто они, зачем этим занимаются и можно ли на этом сделать бизнес?

Триатлон в Бронницах

Алексей Ческидов – генеральный директор группы компаний "Эвэн", дважды Ironman, финишер на 250 км, после участия в нескольких международных стартах задался вопросом, как можно организовать масштабное соревнование в Москве. У него уже был опыт создания команды: он объединил топ-менеджеров своей компании в триатлонную команду и заставляет их начинать каждое утро в бассейне, а заканчивать рабочий день велосипедным заездом.

«Я подумал: вместо того чтобы ездить в Европу и оставлять там бешеные деньги, лучше научиться проводить спортивные старты не хуже, а может быть даже лучше, чем они», - рассказывает Ческидов. Идея провести соревнование по триатлону в подмосковных Бронницах, где бизнесмен живет и работает, пришла больше года назад. «Я хотел, чтобы вся моя команда могла выйти на старт, не выезжая за пределы родного города, а также чтобы у московских спортсменов появилась дополнительная мотивация», - объясняет выбор места Алексей.

Сразу начинать с триатлона он не решился: это сложная с точки зрения организации дистанция, ведь надо одновременно найти водоем с открытой водой, трассу достаточной длины и с подходящим велосипеду асфальтовым покрытием, не говоря уже о сопровождении трассы. Поэтому сначала решил провести подготовительное упражнение и организовал забег на 10-50 км вокруг Бронницкого озера в феврале 2014 года.

Самый поверхностный финансовый план предсказывал Ческидову, что регистрационный взнос не позволит окупить расходы на проведение мероприятия. Но так как рынок привык к определенной стоимости участия, Алексей решил оставить взнос в размере 1500 рублей, а дальше на реальном опыте, как настоящий предприниматель, изучать возможности оптимизации и экономии, чтобы окупить расходы.

Сколько стоит старт

На зарубежных соревнованиях по триатлону любители платят от €100 до €900 за участие. Есть и такие соревнования, на которые невозможно зарегистрироваться за деньги – участие в них можно лишь выиграть в лотерее. Стандартный взнос включает в себя организационный сбор, наличие стартового (регистрационного) номера, услугу хронометража результата, питание и воду во время дистанции, общую “макаронную вечеринку” (pasta-party) накануне соревнования, а также медаль и футболку на финише. Перелет до места старта, проживание и питание вне дистанции каждый участник оплачивает самостоятельно. Итого поездка на три дня для участия, например, в европейском марафоне обойдется по самым скромным оценкам от €1000 на человека. С учетом того, что на важные соревнования спортсмены, как правило, едут с семьей и группой поддержки, эти расходы возрастают пропорционально количеству сопровождающих.

Российские старты всегда были не в пример дешевле зарубежных: участие в Санкт-Петербургском марафоне обойдется в 500 руб, в Московском марафоне – 1000 руб. Оба марафона дотируются государством, то есть расходы покрываются из муниципального или федерального бюджета.

Оба марафона дотируются государством, то есть расходы покрываются из муниципального или федерального бюджета. Очевидно, что стоимость регистрационного взноса в этих соревнованиях значительно меньше реальной себестоимости. «Бюджет Московского марафона почти на 40% формируется из средств привлеченных спонсоров, - рассказывает директор Московского марафона Дмитрий Тарасов. – Наша цель в самой ближайшей перспективе привлекать на марафон до 40 000 человек, а также максимально снизить величину государственной дотации за счет партнеров мероприятия. По этой модели успешно существуют уже более 50 лет такие крупные международные события, как Берлинский и Парижский марафоны».

29 июня Бронницы встретили 500 триатлетов, которые вышли на олимпийскую дистанцию. При стоимости регистрации 1 500 руб, организационные сборы принесли в копилку организаторов 750 000 рублей.

Смета расходов между тем составила 1 701 000, куда входит все: от стартовых пакетов каждому участнику и медалей финишеров до расходов на “аренду озера”, обязательные по российскому законодательству объявления в прессе о перекрытии трассы, а также оградительные конструкции.

Эти расходы не включают зарплату команды, участвовавшей в подготовке, как и зарплату самого Ческидова: он сам вместе со своими сотрудниками предприятия “Эвэн” организовывал мероприятие исключительно на добровольных началах. “Участвовали почти все отделы: маркетинг, продажи, логисты… Дизайнеры у меня не спали последние два месяца. Так получилось, что за один день нам надо было нарисовать пачку чертежей местности толщиной с ладонь, чтобы на утро отнести в соответствующий кабинет. Я сказал им: “Пока не нарисуем, домой не идем”. Домой в тот день так и не ушли, рисовали до утра”. Дефицит бюджета на мероприятие – 950 000 руб – Ческидов покрыл из собственного кармана.

“Называйте это моим социальным вкладом или как угодно, мне было важно, чтобы соревнование состоялось и было проведено на таком уровне, чтоб не стыдно было перед друзьями-триатлетами. Когда сотрудники меня спрашивают: почему я должен здесь работать [имеется в виду группа компаний, принадлежащих Алексею Ческидову, - прим.ред.]? Я всегда отвечаю: “У тебя всегда есть выбор. Лично я выбираю нести добро людям».

Опыт этого года и «социальный стартап», который обошелся Ческидову в миллион рублей «инвестиций в здоровье нации», не останавливает его: в следующем году он снова будет проводить бронницкий триатлон и марафон.

«Я планирую, что со следующего года соревнование начнет себя окупать. Считаю, что любая социальная инициатива должна жить автономно. Если ее каждый раз нужно дотировать и вытягивать за уши – значит, она никому не нужна", - уверен Ческидов.

По итогам Бронницкого триатлона все участники были довольны и многие лично просили Ческидова сделать соревнование традицией. В следующем году регистрационный взнос будет значительно выше. Кроме того, Ческидов планирует поднять порог максимального количества участников. В этом году на 500 мест было около 800 желающих.

"Честно, я не понимаю, почему цена регистрационного взноса должна быть у нас ниже чем в Европе. Еда, бензин, жилье – у нас все стоит примерно так же, - рассуждает бизнесмен. - Поэтому и наш старт в следующем году будет стоить от 3000 до 5000 рублей.

Я не скрываю бюджета мероприятия, у меня нет в этом личной выгоды. Это нормальный, честный, бизнесовый подход».

В отличие от организаторов спортивных мероприятий, которые финансируются из бюджета и получают поддержку государства, частным энтузиастам приходится несладко. Расходы те же, а бюджет нужно формировать самостоятельно. Надежда на спонсорскую поддержку по примеру международных стартов, пока не оправдывается: cпонсором на такое мероприятие может быть только крупная компания, которая напрямую работает с рекламным агентством. Проблема в том, что российские рекламные агентства еще не имеют серьезного опыта сотрудничества с масштабными российскими спортивными мероприятиями, и им просто нечего рекомендовать своим клиентам – крупным организациям - из-за отсутствия практики. Получается замкнутый круг, и у частных организаторов остается надежда лишь на стартовые взносы.

При этом, по мнению самих спортсменов, “именные” соревнования, организованные энтузиастами – частными лицами, не в пример лучше “государственных” – в первую очередь, потому, что свои делают для своих. В них есть душа, стиль, они собирают совершенно другую аудиторию: спортсмену-любителю не нужно получать квалификации, а результат интересует исключительно его самого. “У меня на кону была репутация перед моими друзьями-триатлетами, которые уже зарегистрировались и собирались ехать на старт. Я просто не мог сделать плохо”, - рассказывает Ческидов.

Сезонный гром

Уже четвертый год подряд весной и осенью тысячи любителей и профессиональных спортсменов выходят на беговую дистанцию 5, 10 или 21 км, принимают участие в спринт-триатлоне в Крылатском и лыжном пробеге, за это время старты серии «Гром» стали очень популярны среди активных россиян. А в 2010 году это была абсолютная авантюра: вместе с единомышленниками Михаил Громов организовал первый «Весенний Гром» в день своего рождения.

Четыре года спустя его «социальный стартап» вырос более чем в двадцать раз: 28 апреля на старт «Весеннего Грома» вышли более 2000 человек. 17 августа в Крылатском прошел спринт-триатлон на 600 человек. 5 октября на «Осенний Гром» зарегистрировались 1500 взрослых и 500 детей.

Михаил Громов начал заниматься триатлоном больше семи лет назад. Принял участие в нескольких зарубежных стартах, проехал велогонку Трансальп и прошел дистанцию Ironman. А в 2010 году вместе с друзьями решил организовать забег для тех, кто не может выехать за рубеж, чтобы сделать спорт доступным для всех.

Четыре года Громов вел двойную жизнь: днем трудился в ВТБ24 корпоративным менеджером, а все свободное время посвящал спорту.

Коллеги в банке, конечно, знали об увлечении Михаила. Но в начале сентября Громов получил уведомление о реструктуризации его отдела, что означало неминуемое увольнение. Михаил понял, что это судьба: уже давно он думал о том, как сделать из хобби бизнес и начать зарабатывать на массовых стартах. Теперь выбора не осталось - 20 октября Громов официально станет безработным. Точнее, предпринимателем. Он решил посвятить себя развитию серии коротких стартов серии "Гром" на 5 и 10 км. Эти старты привлекают большее количество людей, они подходят новичкам, из них можно устраивать настоящие шоу - такие, как "красочный забег", музыкальный полумарафон, марафон Beaujoulais nouveau, во время которого участники подкрепляются молодым вином (проходит во Франции в ноябре) и др. Все это открывает новые возможности для частных предпринимателей, а сам Громов собирается доказать собственным примером, что на любимом деле можно научиться зарабатывать.

«Полумарафон – самая популярная дистанция, - объясняет Михаил. - Обычно люди с радостью на него регистрируются. Мы ожидаем, что количество желающих будет увеличиваться год за годом. При этом нельзя сразу перепрыгнуть с 2 000 человек на цифру 30 000. Это сложная задача - обеспечить условия для забега более, чем двух тысяч спортсменов: учесть, как правильно расставить столы, как разместить шатры для переодевания… Никто в России не обладает подобным опытом: Московский марафон собрал в этом году рекордное число участников, однако это федеральный забег, и у них совсем другие ресурсы”.

Громов, как и Ческидов, не получает государственного финансирования. Себестоимость одного забега серии «Гром» на 2 000 человек несложно посчитать. Экономика простая: аренда парка и оборудования, организационный монтаж, стартовые пакеты, футболки, медали и питание участникам, расходы на ивентовую часть, включая ведущего, сцену и проч. Стартовый взнос с одного участника составляет 1000 рублей. Бюджетный дефицит покрывают спонсоры и партнеры – начиная от частных лиц, заканчивая компаниями-производителями спортивной одежды. Баланс мероприятия пока с трудом выходит в ноль.

Теперь мероприятия привлекают постоянных партнеров и спонсоров (VestaBank, Oakley, Newton, Издательство Манн, Иванов и Фербер и др), однако этого все равно недостаточно. Поэтому в этом году участие в мероприятии теперь обойдется в 1500 рублей. Правда, повышение стоимости вызвало широкий резонанс в сообществе бегунов-любителей.

«Раньше я не мог и подумать о повышении регистрационного взноса: это было бы нереально – и так количество участников было небольшим. – объясняет решение Громов. - Сейчас, когда спорт становится снова популярным, появляется все больше частных стартов, я планирую постепенно поднимать стоимость участия».

Все упирается в то, как перекрыть дефицит бюджета.

«Каждый раз это это игра в «повезет – не повезет», - рассказывает Михаил. - У нас нет системы поддержки крупных массовых спортивных мероприятий открытыми площадками города. То же самое со спонсорами: я никогда не могу полностью уповать на спонсорскую поддержку. Нам очень помогает VestaBank, председатель правления которого - Виктор Жидков - уже сам трижды Ironman, и традиционные спортивные бренды. Если бы не они, не было бы наших веселых стартов».

Громов мечтает, что когда-нибудь «Гром» достигнет уровня европейских и американских стартов, когда организационные взносы и партнерская помощь позволяют сформировать некоммерческий фонд мероприятия, из которого часть средств может перечисляться, например, на благотворительность. Пока же суммы, собранные с регистрационных взносов, не покрывают расходы на организацию и проведение соревнований, поэтому вся надежда только на спонсоров.

«В целом, нам нужно растить конкуренцию стартов, с ней и уровень сервиса будет повышаться, - считает Громов. - Всем участникам рынка надо поддерживать идею профессионального ивент-менеджмента массовых мероприятий, учиться на этом зарабатывать, как в любом бизнесе. Без осознания этого мы так и будем восхищаться международными стартами с их тысячами участников. У нас в России можно сделать все то же самое, если из наиболее упертых энтузиастов вырастить профессионалов».

Риски организаторов при этом, как никогда, высоки: Громов рассказывает, как любые организационные огрехи в итоге сваливаются на «упертого энтузиаста». Кроме того, любые массовые старты чреваты несчастными случаями, за которые ответственность несет также организатор.

Ironman в России

В этом году сообщество российских спортсменов-любителей потрясло намерение инициативной группы бизнесменов-триатлетов привезти в Россию лицензированное соревнование формата Ironman: Максим Журило (основатель школы правильного бега Iloverunning), Владимир Волошин (генеральный директор Newman Consulting), Юрий Белонощенко (генеральный директор УК Уралсиб) и еще несколько таких же энтузиастов начали переговоры с WTC – World Triathlon Corporation на предмет покупки франшизы соревнования. Далее последовала длинная цепочка согласований и переговоров: начиная от выбора трассы и дистанции, которая для соревнования подобного уровня должна обладать целым набором существенных характеристик, заканчивая привлечением потенциальных партнеров. С учетом того, что покупка франшизы обходится в €300 000, а расходы на проведение соревнования составят более €2 млн, перед организаторами неминуемо встал вопрос о планировании стартового взноса. Ответ очевиден: он не может быть меньше стандартного европейского или американского, то есть участие в российском Ironman, даже если все согласования будут достигнуты, обойдется также минимум в €250.

Пока переговоры с держателями бренда двигаются медленно, энтузиасты решили действовать cамостоятельно: зарегистрировали собственный бренд соревнования Ironstar, которое, по концепции, не будет уступать формату и требованиям международного уровня, и уже выбирают возможные места его проведения.

Волошин отмечает, что сейчас уровень интереса к спорту стремительно возрастает, желание любителей принимать участие в качественно организованных соревнованиях – нарастающий тренд. При этом, по мнению профессионалов, инфраструктура большинства крупных городов слабо подготовлена к приему большого количества стартов и участников. Количество городов, где чиновники понимают экономическую и репутационную ценность от проведения международных любительских спортивных мероприятий, можно пересчитать на пальцах одной руки. «Поэтому мы в первую очередь работаем с теми руководителями округов, регионов и городов, которые открыты к сотрудничеству с организаторами коммерческих стартов. – говорит Волошин. - Мы уже научились делать соревнования, по уровню не уступающие мировым, теперь осталось научиться делать их коммерчески безубыточными».

Ческидов видит три сценария.

Первый: повышать количество участников и, таким образом, увеличивать сумму сборов. Но он в большинстве случае нереализуем, потому что трассы и инфраструктура не позволяют расширять количество участников. Второй сценарий: увеличить доходную базу за счет спонсорских средств. Тоже малоперспективен на ближайшие пару лет.

Крупные корпорации только начинают присматриваться к российскому рынку, у российских же компаний пока нет культуры инвестирования в поддержку мероприятий.

«Да и потом кризис на дворе», - добавляет бизнесмен.

И третий: повышать организационный сбор, растить внутреннюю конкуренцию и тем самым гарантировать уровень мероприятия и качество сервиса.

Cам Ческидов, помимо второго триатлонного старта в следующем году в Бронницах, вместе с Федерацией Триатлона России организует 25 октября старт олимпийской дистанции по триатлону в Сочи. Участие обойдется в 3 000 рублей. При этом Ческидов, помимо обеспечения традиционного «набора спортсмена», обещает довести организацию до такого уровня, «чтобы ни у кого даже не возникало мысли ехать в Европу или еще куда – пусть все деньги и спортсмены остаются в России».

Основная миссия компании заключается в проведении праздничных мероприятий любого формата и любой сложности: свадьбы, дни рождения, юбилеи, корпоративные праздники, новогодние мероприятия и т.д.

Отличительная особенность - принадлежность к особому сегменту рынка праздничных мероприятий. Все, что является результатом шоу и мастер-классов, съедобно и очень вкусно. Это те лакомства, которые всей душой любит каждый человек - шоколад, фрукты, венские вафли и ароматные блины.

Компания ориентирована на работу как с частными лицами, так и с организациями. Кроме того, уникальные шоу-программы пользуются большим спросом на массовых мероприятиях, которые проводятся административными органами власти для жителей городов.

Этот тот вид бизнеса, который вы можете начать самостоятельно и который не требует больших вложений.

Начиная свое дело в данной сфере, вы приобретаете большое количество возможностей:

Вы сами выбираете размер компании и масштабы деятельности;
Вы можете искать клиентов напрямую или сотрудничать с агентствами по организации праздников;
Именно вы определяете весь перечень услуг, который можно постоянно пополнять или заменять;
У вас гибкий график работы, и вы сами распоряжаетесь своим временем и распределяете бизнес - задачи.

Сумма первоначальных инвестиций - 497 300 рублей;

Срок окупаемость - 7 месяцев;

Средняя ежемесячная прибыль - 120 000 рублей.

2. Описание бизнеса, продукта или услуги

Уникальное предложении заключается в широком ассортименте предлагаемых услуг, который позволяет охватить большую группу целевых клиентов. Яркие шоу-программы с использованием сладких ингредиентов приходятся по вкусу как детям, так и взрослым. Невозможно представить человека, который останется равнодушным к фонтану, наполненному превосходным бельгийским шоколадом, или огромной башне из бокалов, которые можно заполнить как искристым шампанским, так фруктовым соком.

Услуги организации праздников

Компания будет оказывать услуги по двум направлениям: основные услуги и мастер-классы.

Основные услуги представляют собой организованные шоу-программы, в которых клиенту и его гостям остается наслаждаться видом и вкусом конечного результата выбранной услуги.

Мастер-классы, которые проводятся на праздниках, предполагают непосредственное участие гостей в создании настоящего произведения искусства из выбранных заранее сладких ингредиентов.

В настоящее время люди уже не хотят оставаться пассивными наблюдателями праздника жизни. Независимо от возрастной категории, каждому человеку хочется лично поучаствовать в процессе создания вкусного стола. В таблице представлен примерный перечень услуг и мастер-классов:

Перечень услуг компании «Шоколадная мечта»
	Основные услуги	Мастер- классы
	Пирамида из бокалов	Мороженое на азоте
	Шоколадный фонтан	Шоколадные конфеты
	Фруктовая пальма	Рисование на шоколаде
	Фруктовый павлин	Роспись пряников
	Фруктовые фигуры	Приготовление пирожных
	Вафельная станция	Лепка из марципана
	Свежевыжатые соки	Шоколадные роллы
	Блинная станция
	Сахарная вата	Изготовление коктейлей

	Карамельные яблоки
	Шоколадный художник
	Глинтвейн
	Леди- фуршет
	Шоколадный квест
	Продажа шоколада

Преимущества бизнеса по организации праздников

Огромным преимуществом ведения данного бизнеса является возможность самостоятельно выбирать интересные и наиболее популярные услуги, в рамках данного списка. Именно от решения владельца бизнеса будет зависеть перечень услуг представительства компании в конкретном регионе.

Данный вид бизнеса относится к сфере услуг в области развлечений. Это означает, что ваша работа всегда будет связана с праздником, огромным количеством положительных эмоций, а также довольными и благодарными клиентами. Такой бизнес приносит владельцу не только деньги, но и удовольствие. Кроме того, график работы вы выбираете самостоятельно, ориентируясь на спрос и желаемый уровень дохода.

Вариативность ассортимента услуг выражается не только в возможности выбирать и проводить мероприятия из вышеизложенного списка. Данный вид бизнеса является гибким и ограничен только финансовыми возможностями и фантазией владельца. Можно пополнить список услуг такими шоу-программами как: шоу мыльных пузырей, светодиодное шоу, рисование на песке, оформление воздушными шарами.

Чем разнообразнее перечень услуг вы предоставляете, тем быстрее будет расти величина среднего чека с каждого проведенного мероприятия.

3. Описание рынка сбыта

Основная аудитория проекта - работающие мужчины и женщины в возрасте от 23-55 лет, для которых праздничное мероприятие является значимым событием и которые готовы потратить часть дохода на эффектную организацию праздника. Кроме того, указанные целевые клиенты заказывают праздничное шоу не только для себя, но и для своих детей, а также на рабочие корпоративы.

В зависимости от количества населения в городе, в котором планируется открытие бизнеса, можно примерно подсчитать, сколько праздничных мероприятий проводится в течение года.

Приведем примерный перечень праздников, на которых будут потенциально востребованы услуги компании.

Праздничные мероприятия - площадка для реализации услуг:

День рождения
Выписка из роддома
Свадьба
Детский праздник
Утренник
Выпускной в школе/ университете
Корпоратив
Мероприятия в сфере бизнеса/ искусства/ науки
Массовые городские мероприятия

По совокупным данным агентств по организации праздничных мероприятий, в мегаполисе N с населением свыше 1 000 000 человек еженедельно проводится не менее 300 праздников с привлечением сторонних организаций.

В периоды пиковой активности в данной сфере, которые связаны с календарными праздниками, количество мероприятий возрастает до 500-600 в неделю.

Анализ конкурентов

SWOT-анализ

Сильные стороны проекта	Уязвимые стороны проекта
Ассортимент услуг Сотрудничество с представителями дополняющих услуг Возможность изменять ассортимент оказываемых услуг, гибко реагировать на спрос Отсутствие специальных требований к месту проведения праздника. Нет необходимости арендовать офисное помещение и расширять штат сотрудников; Оборудование для шоу не требует отдельного помещения для хранения.	Невозможность на первых этапах охватить большое количество мероприятий.
Возможности и перспективы	Угрозы внешней среды
Прочная репутация обеспечивает стабильный рост клиентов.	Возникновение прямых конкурентов.

При грамотно организованном процессе привлечения клиентов, а также качественном обслуживании, данный вид бизнеса будет стабильно развиваться.

4. Продажи и маркетинг

5. План производства

Организационно-правовая форма

Первое, что предстоит сделать при запуске своего бизнеса - регистрация ИП или ООО. Выбранная система налогообложения - УСН 6% (доход).

Оборудование для организации праздников

Следующий шаг - закупка оборудования и обучение работе с ним. Очевидное преимущество использования франшизы на данном этапе заключается в том, что вам предоставляют готовый перечень оборудования с указаниями контактов поставщиков. Кроме того, вы проходите обучение по оказанию каждого вида услуг непосредственно выезжая на мероприятия.

При покупке оборудования вам необходимо выбрать место для его хранения. Аренда склада не является обязательной, так как все оборудование является сборно - разборным и не занимает большого количества места. Кроме оборудования, вам придется хранить шоколад, который вы будете заказывать большими партиями. Остальные ингредиенты покупаются под конкретный заказ клиента, за день - два до проведения мероприятия.

Привлечение клиентов

Когда у вас есть все необходимое для работ, вам следует заняться привлечением клиентов. Сразу же обратитесь к разработчикам сайта, так как создание хорошего сайта с нуля займет от одного до двух месяцев. Распечатайте необходимое на первое время количество визиток. Обзвоните все агентства по организации праздников и предложите им свои услуги. Преимущество при сотрудничестве с агентствами заключается в том, что они не станут искать вам замену, если их устраивает уровень оказываемых вами услуг. Им гораздо проще привлекать всегда одного и того же подрядчика, который качественно выполнит работу и не подведет по срокам.

Процесс оказания услуги

После того как вы получили первые заказы, вам нужно сконцентрировать внимание на взаимодействии с клиентом. Проконтролируйте весь процесс оказания услуги:

Грамотное принятие заказа - согласование вида услуги, ингредиентов, сроков предоставления услуги;
Заключение договора;
Поставка необходимых для работы материалов в срок;
Своевременное прибытие на место проведения праздника, подготовка оборудования;
Оказание услуги либо проведение мастер - класса;
Контроль качества посредством общения с заказчиком и формирования отзыва;
Расчет с агентством - посредником и обсуждение перспектив сотрудничества.

В первое время вам предстоит много работы. Однако, детальное изучение собственного бизнеса позволит вам расширить штат сотрудников и делегировать часть обязанностей, сохраняя качество работы.

На этапе расширения компании, нужно арендовать офис. Офис должен находиться в центре города и иметь хороший дизайн. Аренда 20-30 кв.м. обойдется вам в 30 000 руб. в месяц. Расходы на оформление офиса составят от 15 000 руб. в зависимости от ваших предпочтений и финансовых возможностей. Параллельно следует заняться расширением организационной структуры компании.

Именно от величины вашей компании зависит объем спроса, который вы сможете удовлетворить.

6. Организационная структура

Работа без найма персонала

Наем персонала

Если заказов становится больше, чем вы можете обслужить, вам стоит нанять на работу одного или двух помощников.

Строгая диверсификация обязанностей в данном случае не имеет смысла, так как вам придется подменять друг друга, подстраиваясь под спрос и требования клиентов. Два основных принципа работы внутри небольшой команды:

Универсальность - возможность каждого участника самостоятельно выполнять любой этап работы.
Гибкость - готовность каждого сотрудника работать по ненормированному графику.

Следующий этап развития бизнеса - создание полноценной команды, которая будет включать в себя.

В этой статье мы расскажем об основных моментах организации праздничного агентства.

Несмотря на то что в сфере по предоставлению event услуг конкуренция не так высока, как в других обслуживающих отраслях, тщательное исследование рынка обязательно нужно провести.

Требуется выяснить, какие услуги пользуются наибольшим спросом , и насколько этот спрос удовлетворяют имеющиеся компании. Следует узнать, в каких направлениях работают конкуренты, какие районы охватывают и насколько уверенно себя чувствуют. Лишь после выяснения и анализа всех деталей, следует .

Предоставляемые услуги

Крупные агентства по организации праздников предоставляют услуги разных направлений:

проведение дней рождений и юбилеев;
организация свадеб;
подготовка корпоративов;
сопровождение массовых торжеств и гуляний;
проведение утренников для детей, выпускных вечеров и прочих мероприятий в общественных организациях.

На этапе открытия охватить все сферы сложно, поэтому разбрасываться не стоит, а лучше сосредоточиться на одной или двух из них, наиболее интересных.

Организационные вопросы

Перед началом работы необходимо зарегистрироваться в налоговой инспекции в качестве предпринимателя или создать собственную фирму (ИП или ООО).

Оформить ИП гораздо проще, к тому же и налогов частник платит меньше, поэтому при начале работы стоит остановиться на этом варианте. Однако по мере развития бизнеса, скорее всего, придется открывать и фирму (ООО), так как большинство организаций предпочитает работать с солидными юридическими лицами.

Аренда офиса

Для офиса молодого праздничного агентства можно снять одну-две комнаты в бизнес-центре общей площадью до 30 м. кв.

Основная задача офиса – произвести впечатление на потенциальных клиентов, поэтому и оформить его следует соответствующим образом .

Фотографии с мероприятий, отзывы заказчиков, красочные буклеты с примерами организации и планами вечеринок – все это обязательно должно быть на виду .

Часть офисного помещения можно приспособить под хранение реквизита, а оригинальное оформление импровизированного «склада» также можно использовать в качестве рекламы.

Реквизит и персонал

Реквизита для проведения праздников нужно много: костюмы и приспособления для конкурсов, материалы для оформления, музыкальные инструменты, фото- и видео оборудование и т. д. Обеспечить покупку всего и сразу нереально, поэтому приобрести можно лишь самое необходимое , а все остальное брать в прокат или аренду на время мероприятий.

На начальном этапе собственными могут быть лишь расходные материалы (краски, шарики, ленты конфетти и т. д.), да предметы для украшения залов.

Наличие большого штата собственных сотрудников также не является насущной необходимостью.

Аниматоров, музыкантов и ведущих можно приглашать по мере необходимости, заключая с ними разовые трудовые договора. Обязательной штатной единицей должен стать лишь секретарь-менеджер, умеющий хорошо общаться с клиентами .

печать и распространение визиток и буклетов;
размещение рекламных объявлений в газетах, тематических журналах;
создание и продвижение собственного сайта и группы в соц. сетях;
размещение рекламных баннеров на популярных ресурсах в интернете;
привлекательная наружная реклама на улице.

Прибыльность event агентства

Учитывать необходимо и сезонность бизнеса , ведь спрос на праздничные услуги повышается в период традиционных праздников и общественных торжеств.

Event агентство, как не принесет быстрой окупаемости, ведь только на раскрутку фирмы и получение ею положительного имиджа потребуется около года .

Относительно стабильный доход агентство начнет приносить лишь на втором-третьем году существования. Чистая прибыль среднего предприятия в этой отрасли – 200-300 тыс. рублей в месяц.

Универсальность агентства по организации и сопровождению праздников заключается в индивидуальности. Персонал агентства обязан уметь создать праздничный микроклимат как для небольшого праздника (семейный ужин, детский день рождения), так и для праздников с большим количеством приглашенных (свадьба, юбилейные торжества, производственный корпоратив).

Праздничное агентство: плюсы и минусы

Современный рынок организации праздничных мероприятий – один из самых динамично развивающихся. Он пользуется постоянным спросом.

Агентство выступает посредником между заказчиком и исполнителем. Издержки обычно небольшие, затраты покрывает заказчик. Агентству остаются «чистые» комиссионные, размер которых зависит от собственной репутации, «размаха» торжества, финансовых возможностей заказчика. Оформление индивидуального предпринимательства предпочтительней, чем ООО. На начальном этапе это дает возможность сэкономить на открытии официального офиса, содержать необходимый штат сотрудников. Переговоры можно проводить в телефонном режиме, встречи – на территории заказчика или нейтральной.

К положительному моменту смело относится и то, что организация праздника, вся координационная деятельность мероприятия сосредоточена в одних руках – агентстве. В таком случае реже возникают непредвиденные моменты или сбои в ходе проведения праздничных мероприятий.

К отрицательным относится человеческий фактор, ведь при возникновении любой «нештатной» ситуации надо грамотно и быстро принять правильное решение. Отсутствие опыта и наработанных совместных методов работы с представителями оригинального жанра и профессиональными флористами, операторами и фотографами создадут первоначальные неудобства.

Как разработать бизнес-план

Прежде чем приступить к реализации собственного плана открытия фирмы по организации праздников, необходимо тщательно изучить существующий рынок таких услуг, с максимальным использованием существующей конъюнктуры и с минимальными финансовыми вложениями, предопределить услуги, пользующиеся наибольшим спросом.

Доктрина агентства

Изучив существующий рынок планируемых услуг, необходимо определиться с будущими заказчиками:

частные лица;
средний и крупный бизнес;
частные предприниматели.

При этом иметь строгую концепцию направлений праздников:

свадебные торжества;
корпоративы сотрудников;
торжества, приуроченные к юбилейной дате;
праздники для детей разных возрастных групп;
тематические вечеринки;
мероприятия с банкетом.

Вновь создаваемый бизнес лучше начинать с праздников, не требующих больших финансовых затрат и суеты. К таким мероприятиям относятся организация детских праздников с небольшим количеством детей. Качественно подготовленное и проведенное подобное мероприятие создаст положительный имидж агентства и возможность расширения оказываемых услуг.

Помещение и оборудование

Начиная организовывать бизнес по проведению различного рода праздничных торжеств, желательно подобрать в престижном районе помещение для офиса. Солидные клиенты вряд ли обратятся в фирму, не имеющую собственного офиса. И это обязательно скажется на будущих заработках.

К оформлению офиса агентства необходимо подойти со всей ответственностью: разместить для общего обозрения фотографии с удачно проведенных мероприятий, предусмотреть возможность показать клиенту видеозаписи проведенных торжеств и праздников или фотографии в слайдовом режиме. Не последнюю роль играет дизайнерское оформление помещения: светлые тона внутренней отделки, подбор удобной для посетителя мебели и рациональная ее расстановка. Правильно выполненная отделка и размещение рекламных материалов – свидетельство высокого профессионализма сотрудников агентства.

Помещение должно быть уютным, располагать к беседе, не быть огромным или стесненным. Для переговоров с клиентом можно иметь небольшую отдельную комнату. Здесь же должен быть компьютер с подключенным Интернетом, телефон-факс. Не лишним будет и копировальный аппарат.

При подборе помещения под офис, желательно иметь отдельную комнату для хранения реквизитов, оборудования и конструкции для монтажа сцены, костюмов, проекционные экраны и проекторы, музыкальное оборудование. Такую комнату не обязательно совмещать с офисом: возможные варианты надо просчитывать и найти подешевле.

Агентству по проведению праздников необходимо иметь свой транспорт, лучше микроавтобус. Это позволит избежать дополнительных затрат при доставке реквизита, «группы поддержки».

«Кадры решают все»

Это выражение принадлежит известному политику прошлого, но оно актуально и применительно к создаваемому агентству.

В штате необходимо иметь высококвалифицированного менеджера, который будет продавать услуги (заниматься поиском клиентов, рекламировать агентство). Хороший сценарист – залог успеха любого праздника. Написание сценария под конкретного заказчика, генерация идей и воплощение основной концепции агентства – главное поле деятельности сценариста.

Хороший конферансье, который с одинаковым успехом мог бы быть и ведущим официальных торжественных мероприятий, тамадой на свадебных и юбилейных торжествах, массовиком-затейником на детских праздниках – олицетворение всего агентства.

Высокопрофессиональный фотограф, оператор видеосъемок могут работать в агентстве по трудовому договору.

Рекламные действия

В начальный период работы агентства забота о распространении информации имеет очень важное значение. Для этих целей подойдет и распространение рекламных визиток, буклетов, объявления в местных средствах массовой информации. Положительно сказывается размещение информации в группах социальных сетей, относящихся к данному региону.

Проведенные на высшем уровне пара-тройка корпоративов, юбилейных или свадебных торжеств – сработает «сарафанное радио». Участники поместят фото, поделятся впечатлениями в социальных сетях – этот вид «рекламы» не нужно сбрасывать со счетов. Слухи о качественном выполнении заказа на «отлично» сработает не хуже любой печатной рекламы.

Неплохо открыть сайт агентства по проведению праздничных мероприятий. В век широко используемого Интернета для любой информации, потенциальный заказчик начинает поиск предложений именно там. Оформленный красочно и ярко сайт привлечет внимание. А подробная информация о видах предоставляемых услуг с детальным описанием, видео- и фотоматериалами, контакты для обратной связи с менеджером агентства только повысят привлечение потенциальных клиентов.

Предполагаемые расходы

Наличие или отсутствие конкурирующих фирм влияет на срок окупаемости. При любом раскладе не рекомендуется уменьшать затраты на рекламу, ведь как известно, реклама – двигатель торговли.

Ориентировочные годовые расходы :

аренда помещения под офис – 400 000 руб.;
аренда помещения под склады – 150 000 руб.;
коммунальные платежи – 80 000 руб.;
ремонт офисного помещения – 100 000 руб.;
приобретение офисного оборудования и реквизитов – 150 000 руб.;
заработная плата штатных работников – 400 000 руб.;
оплата привлекаемых работников – 150 000 руб.

Всего расходов: 1 430 000 руб.

Доходы, окупаемость, рентабельность

В начальные месяцы работы агентства не ожидается большого наплыва заказчиков. В этот период при правильной и качественной организации праздничных мероприятий доход не будет превышать 50 000 руб. с заказа. С приобретением опыта и положительной репутации количество заказов возрастет, и доход агентства будет постоянно увеличиваться.

При реализации 6-7 заказов в месяц срок окупаемости первоначально вложенных финансов не превысит 15-18 месяцев.

Практика организации работы такого профиля агентств показывает, что необходимо начинать с «легких» праздников (детские, корпоративы небольших коллективов) постепенно переходя к сложным – свадьба, юбилейные торжества.

При качественной подготовке и проведении праздников, регулярном обновлении репертуара, сроки окупаемости уменьшаться, рентабельность повысится.

Изучив все выше перечисленные вопросы, взвесив возможности и скрупулезно просчитав финансовые активы и пассивы, ответственно составив бизнес-план, можно приступить к его реализации.

В этом видео опытный предприниматель делится своими наблюдениями и практическими советами по грамотному ведению такого бизнеса как организация праздников и торжеств.

Регистрация агентства праздников

Упреждая вопросы фискальных органов, необходимо провести регистрацию предприятия, что обеспечит деятельность в правовом поле РФ.

Законодательством предусмотрено два вида регистрации для начинающих бизнесменов:

общество с ограниченной ответственностью;
индивидуальный предприниматель.

Регистрация индивидуального предпринимателя проводится налоговой инспекцией при предоставлении информации о личных данных, заявления с приложением копии квитанции с оплатой государственной пошлины. В таком случае предприниматель является полновластным владельцем и руководителем своего бизнеса.

Проводится тогда, когда несколько человек вносят определенную долю в фонд будущего агентства и будут обладать равными правами.

Направляемый в местный орган самоуправления для регистрации будущего агентства:

оригинал протокола учредительного собрания будущего ООО;
данные каждого учредителя;
устав ООО с существующими приложениями;
заявление на регистрацию общества с ограниченной ответственностью по проведению праздников.

После регистрации в органах самоуправления, ООО необходимо зарегистрировать в налоговой службе, фонде социального страхования, фонде обязательного медицинского страхования. Изготовить печать, штамп и открыть расчетный счет в банковской организации.

Особенности праздничных агентств

Востребованность таких услуг в крупных городах значительно выше, чем в мелких поселениях. В небольших населенных пунктах агентство будет испытывать дефицит заказчиков, а значит и срок окупаемости увеличится.

Делать ставку только на частных клиентов – значит, подвергаться риску невостребованности из-за дороговизны. В этом случае лучше акцентировать внимание агентства на проведении корпоративных и детских мероприятий, которые набирают популярность в последнее время.

Все чаще к услугам агентства прибегают в том случае, когда есть необходимость развлечь людей разного возраста и различных интересов. В первую очередь, к таким относятся свадьбы, презентации и корпоративы сотрудников и клиентов компаний, выпускные вечера.

Какие услуги может предоставлять агентство?

Организовывая бизнес проведения праздников, не обязательно ориентироваться только на полном цикле – «от начала и до конца». Возможны различные варианты:

Участвовать в оформлении мест проведения конференций, тренингов, любого вида собраний и мероприятий. Для этой цели потребуется хороший дизайнер, смекалка и немного фантазии.
По заявке заказчика – подготовить сценарий проведения любого праздничного мероприятия.
Организация праздничных мероприятий в природных условиях.
Проведение видео-, фотосъемки.
Организация и проведение различных игровых, соревновательных мероприятий во время корпоративов, детских праздников, свадеб.
Эксклюзивное угощение: приготовление блюд, отсутствующих в меню ресторанов и кафе.

Перечень оказываемых услуг агентством можно расширять. Необходимо иметь профессионалов в каждом направлении.

Возможные риски для бизнеса праздничных агентств

Как и любой вид бизнеса, организация и проведение праздничных мероприятий сопряжено с определенным риском и трудностями.

Зависимость спроса от сезона. Бизнес, основанный на проведении только детских праздников, более всего подверженный этому фактору. В летний период их намного меньше, чем в зимний. Делать ставку только на детские мероприятия – заранее обречь себя на цикличный режим работы.

«Планируемые» риски. Такие риски сопряжены с дорожными проблемами (участники представления попали в пробку), аварийное отключение света.

Все эти «сбои» легко и просто «разрулит» высококвалифицированный ведущий мероприятия: шутками-прибаутками с улыбкой на лице отвлечет публику от временных неудобств.

Помочь организованно провести досуг, отдых, провести праздничное мероприятие с запоминающимися яркими моментами – первоочередная задача агентств организации и проведения праздничных мероприятий. Чем детальней составлен сценарий проведения, качественно подобранный коллектив исполнителей, тем выше планка популярности агентства, тем выше доход, тем меньший срок окупаемости.

Идейный вдохновитель множества ярких фестивалей и праздников, руководитель креативного агентства AStipidi Ангелина Стипиди специально для Афиши Юга.ру написала о том, какие рестораны рискуют на городских мероприятиях, а какие приходят зарабатывать.

— Каждый год мы наблюдаем неумолимую тенденцию — открытых мероприятий, называющих себя фестивалями, становится все больше. Акцентируют ли внимание на музыке или еде, неизменно одно — их популярность, равно как и количество, растет. Можно сделать вывод, что организованное массовое мероприятие — неплохая идея для заработка организаторов и всех участников. Так ли это на самом деле? Сейчас объясню.

Желающих принять участие в летних фестивалях всегда много. И речь не только о новых заведениях, которые еще не обожглись на рынке хореки и как бабочки летят на большие скопления людей, не разобравшись в целевой аудитории. Я говорю о настоящих акулах ресторанного бизнеса, уверенно держащихся на плаву в Краснодаре долгие годы.

Итак, давайте разберем по полочкам, почему идут на фестиваль.

Для формирования имиджа и повышения узнаваемости бренда

Самая распространенная причина для ресторанов-новичков. «Мы не рассчитываем на продажи, — часто говорят дебютанты подобных мероприятий. — Для нас главное — заявить о себе».

И действительно, на площадке с двадцатитысячной аудиторией легко занять нишу «на слуху». Малоизвестные бренды становятся для гостей и для участников в один ряд с опытными — атмосфера располагает. Люди пробуют блюда новых ресторанных игроков, но вернутся ли они? Это вопрос качества, за которое организаторы долгое время не несли ответственности.

Мы руководствовались не только качеством продукции — хотя это самый важный критерий при отборе участников, — но и старались подобрать заведения на различный вкус, убивая сразу двух зайцев — угодить всем гостям и увеличить возможности продаж каждого, кто будет с нами эти два дня.

Однако при всех очевидных плюсах участия для формирования и поддержания имиджа заведения есть и обратная сторона медали.

Если вы решили рискнуть и дать людям на площадке продегустировать, например, новый вкус лимонада, а он не пришелся гостям по вкусу — будьте готовы к тому, что сарафанное радио сработает моментально. Передавать из уст в уста на площадке проще, а значит, проще не только притянуть, но и оттолкнуть публику.

Рисковать надо с умом, со вкусом, использовать брендированную посуду, ланч‑боксы, делиться не только теплой едой, но и теплыми эмоциями — и тогда отдачи не миновать.

Для презентации новых продуктов и борьбы со стереотипами

Как часто приходится слышать: «Оказывается, этот бар такие лимонады удивительные делает! А какие стейки! Раньше мы думали, это обычная пивная».

Это яркий пример того, как легко бороться со стереотипами непосредственно с глазу на глаз с публикой. Нередко люди боятся заходить в заведение: то ли фасад слишком помпезный, то ли слухи от соседа Ивана дошли про неудачный контакт с целевой аудиторией. И человек — ваш потенциальный гость — так и ходил мимо вас все эти годы. А здесь, на площадке, мимо не пройти: фасад у всех одинаковый и целевая аудитория общая. Для «Стереопикника» это люди 25+, работающие, семейные, интересующиеся гастрономией и музыкой. Препятствий нет, новые гости обеспечены.

С другой стороны, уравнительная система стилистически одинаковых домиков и палаток может сыграть злую шутку с теми, кто привлекал свою аудиторию «подачей с первой ступеньки». Здесь придется перекинуть абсолютно все силы на качество кухни. Но если вы в нем не сомневаетесь, то и бояться нечего.

Изучить конкурентов

Мы рекомендуем участие в фестивале только в том случае, если вы действительно уверены в своих силах. Здесь все как на ладони. Открытое мероприятие — как лакмусовая бумажка: вылезут все слабости. С персоналом, с кухней. Если они есть — вы их обнаружите. Нужно быть во всеоружии.

Новички всегда амбициозны. Изучить конкурентов и доказать им, что ты лучше. А в итоге?

«Шли на фест, как на войну! Всех выиграть, всем доказать! Но как же мы ошиблись. Если бы старшие товарищи по цеху, наши предполагаемые конкуренты, не помогли нам… И молоком выручили, и просто физически тяжести носить. В общем, самые страшные конкуренты теперь наши лучшие друзья!» — признался мне участник прошлого фестиваля.

Заработать

А вот тут ситуация неоднозначная, а порой просто непредсказуемая. Когда речь идет о таких фестивалях, как «Стереопикник», «О да! Еда!», беспокоиться не стоит. А что с новорожденными фестивалями?

Сколько уже было таких примеров, когда организованные по стандартной схеме фестивали-новички не в силах обеспечить посещаемость, выгодную для ресторанов. И в результате точки питания впоследствии отказываются участвовать в любых других подобных мероприятиях, даже проверенных временем. Такова сила и важность первого опыта.

В то же время дорогие крупные бренд-фестивали не застрахованы от плохой погоды. Здесь полагаться можно только на везение. Риск есть, но обычно и часовой дождь не способен всерьез испортить атмосферу праздника. Опытные организаторы всегда выбирают оптимальное время года для подобных мероприятий. Именно поэтому летние фестивали так популярны, а зимние — долгожданны.

однозначно фирменную продукцию — вас должны идентифицировать правильно;
делайте акцент на прохладительные или согревающие напитки (в зависимости от времени года), их покупают все;
тестируйте новые продукты, не бойтесь экспериментов, но делайте это разумно — не более двух позиций.

Атмосфера

А вот тут никаких подводных камней. Вы устанете, но определенно будете счастливы. Если вы сможете отнестись к этому как к большому двухдневному мастер-классу для всей вашей команды, уникальному профессиональному и даже жизненному опыту, где, помимо прочего, вы еще и заработаете. Даже если не сразу, то потом — 100%.

Лайфхаки для всех участников фестивалей

1. Не отягощайте затраты оборудованием. На фестивалях достаточно грилей, которые на виду. Фритюрницы, огромные печи и прочее громоздкое-эффектное только растянут вложения.

2. Не парьтесь по поводу оформления палатки. Самое важное — вывеска. Люди должны видеть (и запомнить), где вы и как называетесь. Приглашать для оформления дизайнеров, тратиться на заказные детали — контрпродуктивно.

3. Разорвите напополам длинное меню! Чем длиннее ваш ассортимент, тем больше остатков на списание. На массовых праздниках важно иметь выбор из двух-трех горячих блюд, которые можно (а иногда нужно) частично заменить на следующий день.

4. Сократите время отдачи блюд! Не нужно ждать заказ, чтобы готовить, например, бургер. Как только точка открывается для гостей, у вас должно быть уже 5-10 готовых котлет. При первом заказе вы собираете блюдо из уже приготовленных продуктов , а не кладете мясо на гриль! Если вам удастся сократить время отдачи, вы заработаете гораздо больше. Тренируйтесь по времени отдачи в ваших ресторанах.

5. У вас должно быть одно хит-блюдо, которое попробуют все. За час, проведенный на площадке, гости всегда спрашивают друг друга, что и где стоит попробовать. Ваш хит должен быть вкусным, не самым дорогим из ассортимента и выделяться, вы должны его особенно рекомендовать. Когда гость придет за хитом, как правило, он купит еще сопутствующие блюда.

6. Не забывайте о детях! В каждой палатке должно быть что-то особенное именно для детей. Малыши тянут взрослых туда, где им понравилось, а взрослые покорно ведутся.

В краснодарском парке Победы (на Затоне) 9 и 10 сентября, а его хедлайнерами станут певица Луна, Rozhden и группа «Трубецкой».